Ngày 17/6, UBND thành phố Hà Nội ban hành công văn về việc thực hiện một số nhiệm vụ lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp.
UBND Thành phố chỉ đạo, lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, theo đó Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội có trách nhiệm điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, kết nối với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch quốc gia và Cổng Dịch vụ công quốc gia theo đơn vị hành chính cấp xã mới để đảm bảo người dân không bị gián đoạn khi thực hiện thủ tục trực tuyến.
Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra và xử lý các vướng mắc phát sinh, đồng thời rà soát tài khoản của Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch đã được cấp cho UBND cấp huyện, UBND cấp xã; khóa/xoá tài khoản của công chức làm công tác hộ tịch đã chuyển công tác hoặc thôi việc và cấp mới các tài khoản hệ thống hộ tịch cho công chức tại các đơn vị hành chính cấp xã mới.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố tiếp nhận các sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi từ UBND cấp huyện.
Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Văn phòng UBND Thành phố đảm bảo nguồn lực, hạ tầng công nghệ thông tin và đường truyền phục vụ trực tuyến giữa Sở Tư pháp và 126 UBND cấp xã mới bảo đảm thông suốt, ổn định, an toàn thông tin và yêu cầu chỉ đạo điều hành.
Khoá sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi vào 17h00 ngày 30/6/2025
UBND cấp huyện có trách nhiệm rà soát, thống kê, bàn giao, lưu trữ sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi bao gồm cả trường hợp có yếu tố nước ngoài. Đồng thời, thực hiện khoá sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6/2025.
UBND cấp xã đối với việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi sẽ tiến hành khoá sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6/2025. Ngày 1/7/2025, UBND cấp xã (mới) mở sổ đăng ký hộ tịch, sổ nuôi con nuôi mới, quyển số 1, ghi số thứ tự đăng ký từ số 1. Trường hợp tách diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần để sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau (các đơn vị mới). UBND xã được tách thống kê, sắp xếp toàn bộ sổ, hồ sơ đăng ký để bàn giao, lưu trữ tại 1 đơn vị mới có phần lớn diện tích, nhân khẩu của xã cũ nhập vào. Về việc xác minh tình trạng hôn nhân: khi nhận được yêu cầu/đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân trong trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính cấp xã trước đây, đơn vị nhận bàn giao sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân.
Việc bàn giao sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi sẽ tiến hành theo theo lộ trình, trước ngày 20/6/2025, hoàn thành bàn giao sổ hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực từ năm 2024 trở về trước. Vào 17h00 ngày 30/6/2025, bàn giao hồ sơ trong năm 2025. Việc giao, nhận sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi phải được lập thành Biên bản và bên nhận có trách nhiệm quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng và công khai thông tin cơ quan tiếp nhận sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi để người dân biết, liên hệ thực hiện TTHC khi có nhu cầu.
Đối với lĩnh vực chứng thực, phòng Tư pháp cấp huyện bàn giao hồ sơ, sổ chứng thực, giấy tờ và văn bản đã chứng thực từ năm 2024 trở về trước cho đại diện UBND cấp xã (mới) nơi đặt trụ sở cũ của UBND quận, huyện, thị xã trước đây, hoàn thành xong trước ngày 20/6/2025 và bàn giao hồ sơ của năm 2025 vào 17h00 ngày 30/6/2025. Đồng thời, UBND cấp xã cũng tiến hành bàn giao cho đại diện UBND cấp xã (mới) theo mốc thời gian như trên.
